4 Quy Tắc Vàng Giúp Email Chuyên Nghiệp Hơn Phục Vụ Hoạt Động Doanh Nghiệp

Bí quyết giúp email chuyên nghiệp hơn, nâng tầm vị thế của doanh nghiệp, đồng thời tạo dựng nên uy tín doanh nghiệp trong tâm trí đối tác, khách hàng.

Thư điện tử hay email dần trở thành một phần vô cùng quan trọng trong cuộc sống và công việc thường ngày của tất cả chúng ta. Chính nhờ sự tiện lợi, trao đổi thông tin nhanh chóng, an toàn đã thúc đẩy lượng người sử dụng email ngày càng nhiều hơn. Đặc biệt, các doanh nghiệp dần biết cách khai thác những tính năng ưu việt mà thư điện tử mang lại để phục vụ công việc kinh doanh của mình hơn. Sở hữu một email chuyên nghiệp được xem là một thế mạnh để doanh nghiệp gặt hái thành công.

Tuy nhiên, không phải bất cứ doanh nghiệp nào cũng biết cách nâng cao tính chuyên nghiệp cho email của mình bởi đôi khi họ chưa thực sự chú tâm vào vấn đề này và cũng chưa thực sự biết phải bắt đầu từ đâu. Làm thế nào để giúp email chuyên nghiệp hơn, đẳng cấp hơn. Chúng tôi sẽ giới thiệu đến các bạn những bí quyết đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả sau đây.

1. Email chuyên nghiệp cần có tên rõ ràng, súc tích

Tên email sẽ là điều đầu tiên mà các doanh nghiệp cần quan tâm để nâng tầm chuyên nghiệp cho email của mình. Một tên gọi liên quan mật thiết đến doanh nghiệp, gắn với doanh nghiệp sẽ là ưu tiên hàng đầu mà họ nên lựa chọn. Khách hàng sẽ đánh giá một email chuyên nghiệp thông qua tên gọi thật gần gũi với doanh nghiệp, thậm chí, nếu tên email chính là tên gọi của doanh nghiệp hoặc tên viết tắt sẽ là điều tuyệt vời.

2. Chú ý đến tiêu đề email khi liên lạc với đối tác, khách hàng

Hiện nay, nhiều người thường chỉ chú ý đến nội dung của email, thông tin mà họ muốn truyền tải mà quên mất rằng mỗi bức thư điện tử đều có phần tiêu đề riêng. Tiêu đề chính là phần khái quát lên nội dung cơ bản của email, và chắc chắn sẽ không ai đánh giá cao độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp nếu họ không biết cách tỉ mỉ và cẩn thận chăm chút cho từng email gửi khách hàng và đối tác.
Nội dung tiêu đề không cần quá dài dòng, những thông tin chi tiết sẽ là câu chuyện được kể ở phần nội dung email, còn phần tiêu đề, để email chuyên nghiệp hơn, chỉ nên sử dụng những cụm từ ngắn gọn nhất nhưng phải súc tích và đầy đủ để nói về nội dung chính mà doanh nghiệp sẽ truyền đạt đến người nhận email.

3. Quan tâm đến việc quản lý email chuyên nghiệp đến và đi

Việc quản lý email góp phần không nhỏ trong việc mang đến hiệu quả trong kinh doanh của doanh nghiệp. Có nhiều thông tin mà doanh nghiệp cần phải lưu giữ lại trong một thời gian dài, những thông tin này có thể được gửi qua email, và doanh nghiệp cần biết cách quản lý dữ liệu trong email, hạn chế việc mất đi những dữ liệu quan trọng.
Thường xuyên kiểm tra những email gửi đến qua hộp thư quảng cáo hay spam cũng là điều nên làm, bởi đôi lúc, do một số sự cố nào đó, email của đối tác hay khách hàng sẽ gửi vào những hộp thư khác bên ngoài hộp thư chính. Việc kiểm tra cẩn thận sẽ giảm bớt rủi ro đánh mất thông tin cho doanh nghiệp.

4. Liên hệ dịch vụ quản trị email chuyên nghiệp

Với những doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản trị email hay hệ thống email của họ hoạt động khá nhiều với lượng thông tin khổng lồ, việc liên hệ đến dịch vụ quản trị email chuyên nghiệp là điều vô cùng cần thiết. Các công ty cung cấp dịch vụ quản trị email chuyên nghiệp sẽ giúp giải quyết những khó khăn trong vấn đề tiếp nhận, xử lý thông tin, quản lý luồng email đến và đi, giúp doanh nghiệp dễ dàng bảo vệ được an ninh thông tin. Đây chính là một bí quyết mang đến thành công trong kinh doanh cho doanh nghiệp.